Siamo a novembre e, come ogni anno, ritorna il tema del budget dei costi del personale: uno degli aspetti più critici nella gestione delle risorse umane all’interno di un’azienda.
È un processo che richiede un’attenta pianificazione e un’analisi dettagliata, ma può portare notevoli benefici se eseguito in modo efficiente.
In questo articolo, esploreremo le difficoltà, le potenzialità e il valore per l’azienda di creare un budget dei costi del personale, nonché l’utilizzo di scenari alternativi.
Difficoltà nella creazione del budget dei costi del personale
La difficoltà nella gestione della previsione dei costi del personale sta nel fatto che spesso tali costi sono forniti da studi di consulenza paghe, in maniera parziale, e non gestiti in maniera ordinata, senza considerare tutti i fattori in gioco in una previsione, come ad esempio le ore straordinarie, assenze, utilizzo di collaboratori somministrati.
👉 Quando si tratta di convertire informazioni gestionali (ad esempio aumento della produzione e del fatturato) nell’impatto sul costo del personale, non sempre sono disponibili le competenze, le risorse in termini di tempo, le procedure e gli strumenti per fornire alla direzione aziendale le informazioni economiche di cui ha bisogno.
Da una parte ci sono i dati consuntivi, precisi al centesimo, dall’altra richieste spesso destrutturate che arrivano dalle varie linee aziendali che ci chiedono quante nuove assunzioni dovremo fare in base ai carichi di lavoro previsti, dell’opportunità di fare ore straordinarie o al contrario di “smaltire le ferie”, di utilizzare maggiormente contratti di somministrazione, degli aumenti che dovremo dare, del rinnovo contrattuale, ecc.
Tutte queste informazioni vanno opportunamente raccolte e codificate, per essere utilizzate per simulazioni e previsioni attendibili. Il valore del sistema di controllo del personale si misura pertanto dalla capacità di impostare un processo efficace di raccolta e gestione delle informazioni dal campo.
Potenzialità nella creazione del budget dei costi del personale
Controllo dei costi
✅ Un budget dei costi del personale ben strutturato permette all’azienda di tenere sotto controllo le spese legate al personale, essenziale per garantire la sostenibilità finanziaria dell’azienda.
Pianificazione a lungo termine
✅ La creazione di un budget dei costi del personale consente all’azienda di pianificare a lungo termine. Ciò significa essere in grado di anticipare le necessità future e di pianificare le risorse in modo coerente.
Allineamento con gli obiettivi aziendali
✅ Un budget dei costi del personale ben progettato è allineato con gli obiettivi aziendali. Ciò assicura che le risorse umane siano impiegate in modo efficace per raggiungere gli obiettivi strategici dell’azienda.
Flessibilità e utilizzo di scenari alternativi
✅ Un budget dei costi del personale con ipotesi di flessibilità può permettere all’azienda adattarsi rapidamente ai cambiamenti delle condizioni di mercato, elemento cruciale in un ambiente incerto e in continua evoluzione come quello odierno. Per questo, è utile considerare di gestire scenari alternativi. Due tipi di scenari frequenti potrebbero essere i seguenti
Scenario di crescita (Best case)
✅ Prevedere cosa accadrebbe se l’azienda crescesse più velocemente di quanto previsto. Ciò potrebbe richiedere un aumento delle assunzioni e una maggiore spesa per il personale.
Scenario di riduzione dei costi (worst case).
✅ Immaginare come l’azienda potrebbe ridurre i costi del personale in caso di necessità. Questo può includere il congelamento delle assunzioni, la riduzione dei bonus o altre misure di controllo dei costi.
La creazione di scenari alternativi consente all’azienda di essere preparata per una varietà di situazioni e di adattarsi in modo più efficace alle sfide del settore in cui opera.
Esistono strumenti per automatizzare il processo di analisi dei costi del personale ?
Certamente si!
Nel nostro CRM di Vtiger, è stato creato un modulo personale in forza, alimentato con caricamenti massivi di dati previsionali e dati mensili consuntivi tramite automatismi specifici, in modo da poter aggiornare costantemente la situazione economica e gestionale del il personale in forza e dei fatti di rilievo che permettono di misurare la qualità delle risorse umane disponibili (es. licenziamenti, operatori interinali e/o terzisti, ore di lavoro, ferie, permessi, colloqui del personale effettuati e database dei candidati per singolo ruolo).
In questo modo è stato possibile creare una reportistica di tutto il personale in forza aggiornato mensilmente con i dati consuntivi delle paghe, raggruppando in un unico luogo tutti i dati provenienti dalle varie fonti di dati esterne disponibili (consulenti paghe, agenzie interinali, fornitori di servizi, ecc. ….
Tramite questa modalità, la direzione può avere sotto controllo i costi e il processo di acquisizione e gestione del personale e prendere eventuali decisioni correttive in maniera tempestiva ed efficace, nonché creare un budget dettagliato in base alle future esigenze.
